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档案整理工作的内容和原则

通过对所收集来的档案利用科学的手段来进行组织和整理,使其更具有条理性和系统化。通常所收集来的档案较为零乱,而且数量也较大,材料成分非常复杂,在这种情况下,通过对档案进行整理,可以更好的实现对档案的日常管理和利用,为档案保管、统计、检索和利用奠定良好的基础,确保档案价值鉴定的准确性、全面性和系统性。

一、档案整理工作的程序和内容

在档案整理工作中,需要对整理工作的基础程序和主要步骤进行掌握,分别对档案全宗组织和排列、宗内档案的分类、案卷的编立和排列、案卷目录的编制等各项工作由不同部门和人员进行分别整理,这几项工作在整理工作中并没有一定的顺序,可以在实际工作中根据工作的需要进行。

(一)日常档案室的工作中,需要接收文书和业务部门所递交上来的案卷,这样就需要档案室在更大范围内对所接收到的档案进行系统的整理,通过对全宗和案卷进行排列、对案卷目录进行加工等,从而做好档案的整理工作。

(二)一些档案已被档案室进行入室保存,但由于在具体实践工作中或是在质量检查工作中发现一些档案与规定的要求不相符,在这种情况下,需要对档案进一步进行加工,对不合理的档案进行局部调整,从而更好的提高档案整理的质量。同时一些档案由于保存时间较长,对于这些档案需要对其进行重新调整,使其自身和档案整理体系更加完善。

(三)档案室在日常工作中也会接收到一些较为零散的文件,这就需要对档案进行全过程的整理。

目前在我国大部分档案室档案整理工作中,最为常见的形式为第一种情况,后两种情况偶尔也会出现,所以作为档案工作人员也需要对整个整理程序进行有效的掌握。

二、档案整理工作的基本原则

(一)保持文件之间的历史联系。档案作为对历史事件及人物的真实情况的记录,所以对于所收集到的档案文件,各文件之间必然存在一定的历史联系,不仅在文件来源和形成时间上存在着一定的关联性,而且档案内容和形式也具有一定的历史联系,所以在整理工作中,不对将文件之间的历史联系进行分割开来,需要将具有历史联系的各个文件组合在一起,这样才能更好的反映出档案形成的背景、形成规律及对有形成时的真实情况进行全面的反映,使档案能够更好的将自身的作用发挥出来。

(二)利用原有基础进行整理。在档案整理工作中,特别是一些先前整理的档案,再进行整理时不能对其原有整理基础进行打乱,需要在原有基础上进行整理。而且在整理工作中,也需要对原来整理的成果进行充分的利用,对于以前整理和保存的历史状况不能轻易进行破坏,需要利用原来的整理基础,这样才能更好的体现出对档案来源的尊重。

(三)在档案整理工作中,需要时刻遵循利用档案保管和利用的原则进行。在整理过程中,需要保持文件之间的历史联系及尊重档案来源的原则下,还需要充分的考虑到档案的保管和利用的方便性,所以需要采用有效的整理方法使其能够更好的满足档案保管和利用需求。

三、归档文件的整理原则

(一)保持文件之间的有机联系。文件之间的有机联系体现了文件的形成规律和特点,要求我们在文件整理过程中尽量保持这种联系,不得人为地任意割裂。《规则》所规定的按照年度、组织机构、问题分类法就是从文件的形成时间、来源、内容来集中相关的归档文件,尊重了文件在时间、来源、内容方面的联系。此外,《规则》规定归档文件在分类方案的最低一级类目内排列时,按事由结合时间、重要程序等排列,也体现了对同一事由或问题文件集中排列的要求。

(二)区分不同价值。区分不同价值是指分析文件的保存价值,划定保管期限,原则上对于不同保管期限的档案文件分别集中,区别对待,体现了档案分级保管的思想。例如:《规则》将保管期限作为归档文件的分类标准之一,充分体现了区分文件不同价值,分别集中文件的管理方式。此外《规则》规定,短期保存的归档文件可以不拆订,允许在最低一级类内直接按文件的形成时间或文号排列。区分不同价值管理归档文件,意味着对价值大、保管期限长的档案文件重点整理和保管,而对于价值小、保管期限短的档案文件可以根据实际情况,采取适当的管理措施。这样既有利于节约文书人员和档案人员的劳动强度和有限的资源,也有利于提高具有长久保存价值的档案的整理质量,为其创造更好的管理和保管条件。

(三)便于保管和利用

档案整理的根本目的,是为了方便其保管和利用。当然,不能孤立地追求保管和利用的方便性,其前提是保持文件之间的有机联系,区分不同的价值。如不少单位完全按文件的形成时间或文号对文件进行排列,编制大流水号,不强调事由原则,利用计算机进行关键词检索。这样确实很省事,能够暂时满足一定的现实利用需要。但若干年以后,当档案文件移交进馆后,这种做法的不足之处就会显现:同一事由的文件被分散,关键词检索并不能保证百分百的查全率和查准率。因此,文书人员和档案人员在整理文件和档案时应尽量保持档案文件之间固有的联系,不宜随意分散文件,割裂这种联系。

四、结束语

对于各单位档案室来讲,档案整理工作是其最为基础的一项工作,通过整理可以更有利于档案的保存和利用,有利于档案管理水平的提升。特别是在当前新形势下,档案数量不断增加,在档案整理工作中需要利用新技术和新方法来提高档案整理的质量,确保档案更好的发挥其应用价值。

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